POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES

Dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, y a su Decreto reglamentario 1377 de 2013, Servisión de Colombia & CIA LTDA, ha adoptado la presente política para el tratamiento de datos personales como directriz de la administración de los mismos, la cual será informada a todos los titulares de los datos que sean recolectados por algún medio, en el desarrollo del objeto social de la empresa y a todos los colaboradores involucrados en la administración o acceso a la información para su estricto cumplimiento.
 
Servisión de Colombia & CIA LTDA, garantiza los derechos de la privacidad, intimidad y buen nombre en concordancia con los derechos otorgados de la reglamentación expuesta anteriormente, esta política es de aplicabilidad para todas las personas que en el desarrollo del objeto social de Servisión de Colombia & CIA LTDA hayan suministrado cualquier tipo de información.


RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Servisión de Colombia & CIA LTDA Y Cia Ltda, ubicada sede principal en la ciudad de Bogotá en la carrera 31 No. 25ª – 79, teléfono (031) 2697473, correo electrónico servicliente@servisiondecolombia.com.


TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LA INFORMACIÓN

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CLIENTES O CLIENTES POTENCIALES:

  1. Investigación en seguridad para viabilidad de iniciar o continuar vínculos comerciales, tales como verificación de antecedentes de representantes legales, contador, revisor fiscal y socios, capacidad de solvencia, actividades ilícitas y otros que puedan llevar consigo un riesgo legal o reputación a Servisión de Colombia & CIA LTDA y Cia Ltda.
  2. Mantener contacto verificando la conformidad de la prestación de los servicios.
  3. Proveer, procesar, completar y darle seguimiento a los servicios requeridos como clientes o clientes potenciales.
  4. Ofrecer servicios comerciales según objeto social de Servisión de Colombia & CIA LTDA y Cia Ltda.
  5. Registro ante entidades de control del vínculo comercial vigente, asi como el discriminado de las operaciones realizadas cuando estos organismos así los requieran.
  6. Uso de nombre de la persona jurídica como referencia comercial.
  7. Efectuar registros contables que sean requeridos.


FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES COMO PROVEEDOR

  1. Investigación en seguridad para viabilidad de iniciar o continuar vínculos comerciales, tales como verificación de antecedentes de representantes legales, contador, revisor fiscal y socios, capacidad de solvencia, actividades ilícitas y otros que puedan llevar consigo un riesgo legal o reputación a Servisión de Colombia & CIA LTDA y Cia Ltda.
  2. Mantener contacto verificando capacidad instalada para el cumplimiento del suministro de bienes o servicios, así como lo requerido por sistemas de gestión de Servisión de Colombia & CIA LTDA Y Cia Ltda.
  3. Uso de nombre de la persona jurídica como referencia comercial.
  4. Registro ante entidades de control del vínculo comercial vigente, así como el discriminado de las operaciones realizadas cuando estos organismos así los requieran.
  5. Mantener contacto para solicitud de bienes o servicios, así como actualización anual de precios y fichas técnicas del producto.
  6. Efectuar registros contables que sean requeridos
  7. Hacer seguimiento a los bienes o servicios suministrados por medio de garantías, reposiciones o devoluciones.
  8. Realizar actividades de transferencias bancarias para el cumplimiento en pagos.
  9. Usar datos biométricos para control y seguridad de nuestras instalaciones.


FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES COMO USUARIOS O VISITANTES

  1. Generar control de los ingresos de personal a las instalaciones de Servisión de Colombia & CIA LTDA Y Cia Ltda.
  2. Solicitar autorización del área encargada para ingresos y gestión del requerimiento según motivo de la visita
  3. Contar con información confiable y completa en caso de emergencia y evacuación de instalaciones.
  4. Efectuar registros contables que sean requeridos
  5. Registro ante entidades de control del vínculo comercial vigente, así como el discriminado de las operaciones realizadas cuando estos organismos así los requieran.
  6. Tomar contacto para capacitaciones pertinentes en pro del mejoramiento continuo
  7. Realizar actividades de transferencias bancarias para el cumplimiento en pagos.
  8. Usar datos biométricos para control y seguridad de nuestras instalaciones.

 

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES COMO COLABORADORES /CANDIDATOS Y SUS FAMILIARES

  1. Estudio de seguridad del personal en proceso de selección o activo con la compañía, para medir la confiabilidad que requiere el perfil en la prestación del servicio.
  2. Tomar contacto en caso de emergencia o alguna eventualidad con el colaborador o sus familiares.
  3. Realizar actividades de transferencias bancarias para el cumplimiento en pagos, así como el registro y pago de provisiones y prestaciones sociales.
  4. Hacer análisis estadísticos para inclusión en programas de responsabilidad social y bienestar
  5. Inclusión de beneficiarios a caja de compensación y entidades prestadoras de salud.
  6. Dejar registro como cumplimiento de las obligaciones contenidas en el Código Sustantivo de Trabajo.
  7.  Utilización de la hoja de vida como perfil para la aplicación de procesos comerciales de Servisión de Colombia & CIA LTDA.
  8. Registro en programaciones para control de turno.
  9. Registro en minutas, libros y otros informes como soporte de la actividad prestada.
  10. Registro de asistencia a capacitaciones y formación virtual.
  11. Manejo de datos para tener acceso a las plataformas de comunicación y formación que maneja la empresa
  12. Generar certificaciones laborales
  13. Usar datos biométricos para control y seguridad de nuestras instalaciones.
  14. Registro ante entidades de control del vínculo comercial vigente, así como el discriminado de las operaciones realizadas cuando estos organismos así los requieran.


FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES CON MENORES DE EDAD 

  1.  Inclusión como beneficiarios a caja de compensación y entidades prestadoras de salud.
  2. Hacer análisis estadísticos para inclusión en programas de responsabilidad social y bienestar
  3. Registro en verificación del estudio de seguridad de vínculos con el candidato o colaborador.


DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

Con relación aplicable en materia de protección de datos, se reconocen los siguientes derechos de los titulares de los datos:

a. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales que reposan en las bases de datos de Servisión de Colombia & CIA LTDA. Este derecho se podrá ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Servisión de Colombia & CIA LTDA, del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad del Artículo 10, titulo 4, de la Ley 1581 de 2012.
c. Ser informado por Servisión de Colombia & CIA LTDA, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, y las demás normas que la modifiquen, adiciones o complementen.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria Y Comercio haya determinado que en el tratamiento, Servisión de Colombia & CIA LTDA ha incurrido en conductas contrarias a la Ley y la Constitución.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES


  • En el tratamiento asegurara el respeto a los derechos prevalentes de los niños y adolescentes
  • Queda prohibido el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos que sean de naturaleza pública, cumpliendo con los parámetros de :

a.       Responder y respetar el interés superior de los menores
b.      Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores


RESPONSABLE DE ATENCION DE PETICIONES, CONSULTA Y RECLAMOS

El titular de los datos puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos y revocar la autorización, tomando contacto vía telefónica a nuestro PBX en la ciudad de Bogotá (031) 2697473, o al correo eléctrico servicliente@servisiondecolombia.com.


PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACION EJERZAN SUS DERECHOS

Para conocer, actualizar, rectificar y suprimir información, de igual manera revocar la autorización el titular procede:

a. Consultas

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en SERVISIÓN DE COLOMBIA & CIA LTDA, quien suministrará toda la información contenida en los archivos individuales o que esté vinculada con la identificación del titular. SERVISIÓN DE COLOMBIA & CIA LTDA garantizará la atención a las solicitudes de consulta en un término máximo de ocho (8) días hábiles, a partir de fecha de radicación.

b. Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser sujeta a corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan un presunto incumplimiento de  cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante SERVISIÓN DE COLOMBIA & CIA LTDA, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:


  •  Se formulará en el contacto dispuesto para ello en la presente política o mediante comunicación escrita dirigía al departamento de Servicio al Cliente. Si el reclamo resultare incompleto, se tomará contacto con el titular en un máximo de 8 días hábiles y se requerirá la información que se requiera. En todo casi si trascurrieran 2 meses desde la fecha del requerimiento por parte de la empresa sin que el solicitante presente la información, se entenderá que ha desistido del reclamo.

  • Se etiquetará para todos los casos, cada uno con la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. La etiqueta se mantendrá hasta que se haya tomado una decisión resolutoria frente al caso.

  • El término máximo para atender el reclamo será de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo; en caso en que no se pudiese dar una respuesta decisoria para el caso se emitirá un comunicado con las razones que han demorado la respuesta, y la nueva fecha de atención de la reclamación que en ningún caso excederá el término de 8 días hábiles.

PETICIÓN DE ACTUALIZACIÓN Y RECTIFICACIÓN

Servisión de Colombia & CIA LTDA, rectificara y actualizara a solicitud del titular o por necesidades del desarrollo del objeto social de la organización, la información del titular que resulte ser incompleta, inexacta o requiera actualización periódica, para lo cual se tendrá en cuenta lo siguiente:

  •  El titular deberá allegar la solicitud a correo electrónico, anteriormente estipulado o en medio físico dirigido al departamento de servicio al cliente, indicando la actualización o rectificación a realizar, aportando la documentación soporte que sustente la modificación.

En caso de ser colaborador realizara los cambios de sus datos personales por medio de la intranet corporativa en el módulo de servicios al personal (intranet.servisiondecolombia.com).

PETICIÓN DE SUPRESION DE DATOS Y/0 REVOCACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN

 El titular de la base de datos tiene derecho de solicitar a Servisión de Colombia & CIA LTDA, su supresión y/o revocatoria en cualquiera de los siguientes eventos:


  •  Cuando el titular considere que los datos no están siendo tratados conforme a lo establecido en la política, a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013.
  •  Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad por la cual fueron recolectados
  •  Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines con que fueron recolectados.

La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal, de acuerdo a lo solicitado por el titular de los registros. Sin embargo este derecho no es absoluto y en consecuencia Servisión de Colombia & CIA LTDA, puede negar el ejercicio del mismo cuando:


  • El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos
  • La eliminación de los datos, obstaculice actuaciones judiciales o administrativas, vinculadas a obligaciones fiscales, de investigación o persecución de delitos, o la actualización de sanciones administrativas.
  • Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una función en interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.


REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS

Servisión de Colombia & CIA LTDA, procederá de conformidad con la normatividad vigente a realizar el registro de las bases de datos, ante el Registro Nacional de Bases Datos (RNBD), que será administrada por la Superintendencia de Industria Y Comercio. El RNBD es el directorio público de bases de datos, sujetas a tratamiento que operan en el país y será de libre consulta para los ciudadanos de acuerdo con la normatividad vigente que para tal efecto expida el gobierno nacional.


TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES

Se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de seguridad. Los países que ofrecen un nivel adecuado de seguridad de datos, son aquellos que cumplen con los estándares adecuados y fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la Ley Colombiana exige.


VIGENCIA


La presente política rige a partir del 20 de Agosto de 2013.
 
OSCAR ALEXANDER PARADA PRIETO

Gerente Administrativa